Was bringt mir ein persönliches Kanban-Board und welchen Nutzen kann ich daraus für meine täglichen Aktivitäten ziehen? Verschaffen Sie sich Klarheit über Ihr tägliches Tun in einigen wenigen, einfachen Schritten.
In diesem Beitrag möchte ich Ihnen die Vorteile eines Kanban-Boards erläutern und aufzeigen, welchen persönlichen Nutzen Sie daraus ziehen können. In einigen wenigen Worten erklärt geht es bei einem Kanban-Board darum sich Klarheit über die eigenen Aufgaben zu verschaffen, diese zu priorisieren und dadurch einen kontinuierlichen Wertestrom der täglichen To Do‘s zu schaffen. Doch nun der Reihe nach.
Sie kennen das sicher nur allzu gut, eine Menge offene Aufgaben liegt vor Ihnen und wenn Sie nur kurz darüber nachdenken, was Sie noch alles erledigen müssen, wird diese Liste fast unendlich lang. Oft kommt man sich paralysiert von der Aufgabenflut vor und bevor man die Dinge Schritt für Schritt in Angriff nimmt und abarbeitet, passiert meist gar nichts, da man sich nicht entscheiden kann, mit welcher Aufgabe man nun starten soll.
Hier soll die Etablierung eines persönlichen Kanban-Boards helfen, doch dieses kann noch viel mehr. Beginnen Sie damit alle Ihre Aufgaben und Aktivitäten, die Sie erledigen möchten, aufzulisten. Schreiben Sie dazu jeweils eine einzelne Aufgabe auf ein Post-it. Dadurch verschaffen Sie sich im ersten Schritt Klarheit, was an To Do’s auf Sie wartet. Durch die visuelle Darstellung soll das Chaos in Ihrem Kopf – aufgrund der schier endlosen Aufgabenvielfalt – reduziert und die Produktivität gesteigert werden. Dies gelingt in einem nächsten Schritt dadurch, dass die einzelnen, zu erledigenden Arbeiten in einem Wertestrom organisiert werden. Wählen Sie dazu jene To Do‘s aus, die wichtig sind und Sie dringend erledigen müssen, versuchen Sie ähnliche Aufgaben zu bündeln und verschieben Sie weniger relevante Aufgaben auf einen späteren Zeitpunkt. Durch diese Maßnahmen limitieren Sie bewusst die To Do‘s die Sie, zum Beispiel in dieser Woche, erledigen wollen und priorisieren gleichzeitig durch bewusste Auswahl/Entscheidung welche Aufgaben erledigt werden. Erst wenn eine Aufgabe vollständig erledigt ist, wird eine neue Arbeit in den aktiven Wertestrom aufgenommen.
Bewusstes Abschließen von Aufgaben als Entlastung für’s Gehirn
Warum ist es so wichtig, Aufgaben bewusst abzuschließen und sich erst dann einer neuen Aufgabe zu widmen, wenn die vorangegangene Arbeit gänzlich abgeschlossen ist? Hier kommt, der aus der Psychologie bekannte „Zeigarnik-Effekt“, zum tragen. Dieser beschreibt, dass das menschliche Gehirn vor allem nach Informationslücken Ausschau hält – also nach allem, was nicht abgeschlossen und noch offen ist. Nicht fertig gestellte Aufgaben erregen somit permanent Aufmerksamkeit im Gehirn und blockieren uns für andere Aufgaben. Dies kann so weit gehen, dass man sich überlastet und gestresst fühlt und dadurch immer unruhiger, unausgeglichener und auch ineffizienter wird. Offene Aufgaben können auf das menschliche Gehirn lähmend wirken, man spricht dabei auch von „psychischen Verspannungen“. Um dies zu unterbinden und wieder gelassener, effizienter und produktiver an die Aufgaben herantreten zu können und gleichzeitig freier im Kopf zu werden, ist es äußerst hilfreich:
die persönliche Arbeit zu visualisieren
die Arbeit zu limitieren „work in progress - limit“ und
angefangene Arbeiten auch abzuschließen
Bei all diesen Punkten unterstütz Sie Ihr persönliches Kanban-Board.
Aufbau eines persönlichen Kanban-Boards
Wie starten Sie nun in die aktive Umsetzung, um zu Ihrem persönlichen Kanban-Bord zu gelangen? Dazu gilt es, Ihre Aufgaben in unterschiedliche Spalten zu packen. Jede Spalte steht stellvertretend für einen Zeitbereich im Ablauf Ihrer Arbeiten als Wertestrom.
Es werden dazu im sogenannten Backlog alle Aufgaben gesammelt, die Sie im Rahmen Ihres Brainstormings aufgeschrieben haben. In der Spalte Bereit sind jene Aufgaben zu finden die Sie bewusst priorisiert und aus dem Backlog herausgefischt haben und auf eine baldige Erledigung warten. In der Spalte In Arbeit sind die aktuellen To Do’s für diese Arbeitswoche und in der Spalte Fertig finden sich alle erledigten Aufgaben. Im folgenden Abschnitt erhalten Sie etwas mehr Informationen zu den jeweiligen Spalten, die ab nun Ihren persönlichen Wertestrom an Aufgaben visualisieren.
Backlog-Spalte: hier werden Aktivitäten gesammelt, die erst in einiger Zeit bearbeitet werden oder auch Ideen deren Verifizierung noch ausständig ist.
Aufgaben die nur in Ihrem Kopf existieren, gehören ebenfalls aufgeschrieben und im Backlog aufgelistet, denn nur so weiß man was man zu tun hat und kann sich den eigenen Aufgaben bewusst stellen. Machen Sie das Ausmaß Ihrer Arbeiten sichtbar und sorgen Sie so für Akzeptanz, sodass die nächsten Schritte für eine erfolgreiche Umsetzung gesetzt werden können.
Bereit-Spalte: Ziel der Aufgaben in dieser Spalte ist, die wichtigsten Aktivitäten aus dem Backlog auszuwählen die beispielsweise im nächsten Monat zu erledigen sind. Bei der bewussten Auswahl (Priorisierung) der einzelnen Aktivitäten, versuchen Sie, die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit in Angriff zu nehmen und zu erledigen.
Dabei ist es für eine erfolgreiche Umsetzung essenziell, nicht zu viele Aktivitäten gleichzeitig auszuführen, die Liste an To Do’s sollte noch überschaubar sein. Konzentrieren Sie sich bei der Auswahl darauf, die erfolgskritischen Aufgaben zu definieren und nicht die Zeit mit „sinnlosen – nicht zielgerichteten“ Aufgaben zu füllen. Nach dem Motto „be productive instead of being busy“. Bei der Auswahl der Aufgaben können Sie auch gerne die 80:20 Regel anwenden und sich fragen: welche 20% der Aufgaben sind am wichtigsten, um meine gesteckten Ziele zu erreichen. Beginnen Sie mit diesen Aufgaben!
In Bearbeitung-Spalte: diese Spalte beschreibt was in dieser Woche zu erledigen und abzuschließen ist.
Sehr wichtig in dieser Spalte ist, die aktuelle Arbeitslast zu begrenzen, sodass man sich auf die einzelnen Aufgaben fokussieren kann. Dies wird oft auch als „WIP … work in progress“ bezeichnet und beschreibt die Arbeiten, die zu einem Zeitpunkt gleichzeitig erledigt werden können. Als Empfehlung gilt hier sich maximal drei Arbeitspakete pro Woche vorzunehmen, andernfalls besteht die Gefahr sich zu verzetteln und unterm Strich weniger zu erledigen als geplant. Ein weiterer wichtiger Aspekt sich nur wenige Aufgaben vorzunehmen ist, dass man dadurch sicherstellt, diese auch fertig zu stellen. Es passiert sehr oft, dass man Aufgaben nur halbfertig oder sogar fast ganz fertig liegen lässt. Als Mensch verliert man als Folge der vielen offenen Aufgaben den Überblick, wo man mit den Aufgaben nun tatsächlich steht und wird zunehmend demotivierter da unser Gehirn „Abschlüsse“ als Erfolgsbestätigung benötigt. Bleiben diese vielen kleinen Belohnungen für unser Gehirn aus, verliert man über die Zeit die Lust an den Aufgaben, wird ineffizient und es kann durchaus auch passieren, dass man die gesteckten Ziele aus den Augen verliert und in der Passivität versinkt.
Fertig-Spalte: hier sammeln Sie alle Aufgaben, die erfolgreich erledigt wurden, um sie für eine spätere Retrospektive parat zu haben. Sie machen dadurch auch sichtbar wie viel Sie bereits erledigt haben und dies kann mitunter sehr motivierend wirken. Halten Sie sich durch diese einfache Methode den eigenen Erfolg vor Augen und seien Sie stolz auf sich, was Sie bisher bereits alles geschafft und erreicht haben!
Über diese vier erwähnten Spalten hinaus, gibt es noch einige weitere, sehr
hilfreiche Unterteilungen Ihrer täglichen Aufgaben. Wenn Sie darüber mehr erfahren möchten oder Unterstützung bei der Erstellung Ihres persönlichen Kanban-Boards benötigen, kontaktieren Sie mich gerne unverbindlich.
Persönliche Weiterentwicklung durch die aktive und regelmäßige Durchführung der Retrospektive
Abschließen noch ein paar Worte zur Retrospektive. Dabei geht es ein Stück weit darum, unsere persönliche Weiterentwicklung, aus den bisher gemachten Erfahrungen, weiter zu treiben.
Ziel ist darüber hinaus, rasch zu erkennen, ob der eingeschlagene Weg auch tatsächlich zu Ihrem Ziel führt oder ob Sie sich in einer Sackgasse befinden.
Nehmen Sie sich bewusst Zeit, um alle 14 Tage oder zumindest einmal im Monat, einen kritischen Blick auf Ihre erledigten Aufgaben zu werfen. Stellen Sie sich dabei folgenden Fragen:
Welche Aufgaben habe ich gut erledigt und sind mir leichtgefallen?
Welche Aufgaben haben mich mit Stolz erfüllt?
Welche Aufgaben sind mir sehr schwer gefallen zu erledigen?
Welche Aufgaben habe ich zur richtigen Zeit erledigt?
Haben mich die erledigten Aufgaben näher an mein Ziel gebracht?
Durch die Analyse Ihrer Aufgaben können Sie sehr rasch und mit einfachen Mitteln herausfinden, ob Sie die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit erfüllen und ob diese zielgerichtet sind. Adaptieren Sie Ihre To Do‘s und Prioritäten, wenn Sie feststellen, dass die erfüllten Aufgaben Sie zwar beschäftigt halten, aber kein sinnvoller Nutzen für Sie persönlich daraus erkennbar ist.
Zusammengefasst fungiert Ihr persönliches Kanban-Board als Hilfsmittel zur:
1. Steigerung Ihrer Produktivität, durch die Beschränkung der aktuellen Arbeitslast „work in progress“
2. Steigerung der Effizienz dadurch, dass man sich auf den Wertestrom konzentriert
3. Steigerung der Effektivität durch das bewusste Treffen von Entscheidungen, da man sich die Handlungsmöglichkeiten klar vor Augen führt.
Drei Praxis-Tipps für Sie:
Schreiben Sie alle Ihre ToDo’s ins Backlog und machen Sie dadurch Ihre Gehirnkapazitäten frei!
Reduzieren Sie Ihre täglichen Arbeiten, sodass Sie die aktuellen Themen fokussiert erledigen können!
Bringen Sie angefangenen Aufgaben zu Ende und erst dann starten Sie neue ToDo’s!
Wenn Ihnen der Beitrag gefallen hat, freue ich mich sehr auf ein positives Feedback oder like von Ihnen. Fragen und Anregungen können Sie mir gerne in die Kommentare schreiben. Wenn Sie Fragen zu ähnlichen oder anderen Themen haben, bitte lassen Sie mich es wissen.
Alles Gute und viel Erfolg für Ihre Vorhaben!
Fotos von unsplash.com: Eden Constantino, Jason Goodman und Kenny Eliason
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